Реестр отправлений

Что это за документ

Реестр отправлений — сводная ведомость по группе отправлений, оформленных за определённый период (смена, день) или для конкретного клиента. Используется для передачи партии отправлений курьеру, подрядчику или для отчётности перед клиентом.

Где используется

Реестры применяются в нескольких типовых ситуациях:

• Передача курьеру или подрядчику — реестр сопровождает партию заказов, подтверждает приём отправлений в работу.
• Отчёт корпоративному клиенту — клиент получает реестр всех его отправлений за период с их статусами и стоимостью.
• Сдача почтовому оператору — реестр для передачи партии посылок (например, в СДЭК, Почту России, Boxberry).
• Отчёт для биллинга — основа для выставления счёта по итогам периода.

Как заполняется

Реестр формируется автоматически из учётной системы: выбираются критерии (период, клиент, маршрут, курьер) — система собирает все подходящие отправления в единую таблицу. По каждому отправлению указываются ключевые параметры и статус.

Реестр распечатывается в двух экземплярах: один остаётся у передающей стороны, второй — у принимающей с подписью.

Обязательные поля

• Номер и дата реестра
• Период (с какого по какое число) или конкретная дата
• Назначение реестра (передача / отчёт / биллинг)
• Передающая и принимающая сторона
• Перечень отправлений построчно, по каждому:
  • трек-номер;
  • дата приёма;
  • отправитель;
  • получатель и адрес;
  • описание груза, вес;
  • стоимость доставки;
  • сумма наложенного платежа;
  • статус.
• Итоги: количество отправлений, общая стоимость, общая сумма платежей
• Подписи передающей и принимающей сторон
• Печати (при необходимости)